学院网站建设项目的文档管理

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教育部-IBM 精品建设课程《IT 项目管理》 课程主持人：左美云（中国人民大学） 4.2.3 案例：学院网站建设项目的文档管理 文档在信息系统建设人员、管理人员、维护人员以及用户之间起到多种桥梁作用，学院 网站建设项目的文档管理主要从以下几方面进行： 1. 设有专职文档管理负责人 网站建设项目小组设一位文档保管人员，负责集中保管本项目已有文档的两套主文本。 两套文本内容完全一致，其中的一套可按一定手续，办理借阅。 2. 强调文档说明和修改记录 每个文档要填写文档说明信息，文档更新时填写版本修改记录，文档扉页模板如下： 表 4.2　文档说明信息表　 文档名称: 负责人： 密级： 起草人： 复审人： 文档版本编号: 文档版本日期: 起草日期: 复审日期: 表 4.3 文档版本修改记录表 版本编号　 版本日期　 修改者　 说明　 3. 文档统一格式定义 项目内部所有文档采用统一的页面设置、封面格式、页眉页尾格式、目录格式和正文格 式。 4. 文档内容规范 项目内文档内容规范主要参考国家标准《计算机软件产品开发文件编制指南》 ，这些文 档主要是：可行性研究报告、项目开发计划、网站需求说明书、概要设计说明书、详细设计 说明书、数据库设计说明书、测试计划、测试分析报告、用户手册、项目开发总结报告。 这里对其中一些作简要说明： ①　可行性研究报告： 说明学院网站建设项目的实现在技术上、 经济上和社会因素上的 可行性， 评述为了合理地达到开发目标可供选择的各种可能实施的方案， 说明并论证所选定 实施方案的理由。　 ②　项目开发计划： 为项目实施方案制定出具体计划， 应该包括各部分工作的负责人员、 　 开发的进度、开发经费的预算、所需的硬件及软件资源等。项目开发计划应提供给管理者， 并作为开发阶段评审的参考。　 ③　网站需求说明书：对所建设网站的功能、性能、用户界面及运行环境等做出详细的 说明。 它是用户与开发人员双方对网站需求取得共同理解基础上达成的协议， 也是实施开发 教育部-IBM 精品建设课程《IT 项目管理》 课程主持人：左美云（中国人民大学） 工作的基础。　　 ④　概要设计说明书：该说明书是概要设计阶段的工作成果，它应说明功能分配、模块 划分、程序的总体结构、输入输出以及接口设计、运行设计、数据结构设计和出错处理设计 等，为详细设计奠定基础。　 ⑤　详细设计说明书： 着重描述每一模块是怎样实现的， 　包括实现算法、 逻辑流程等。　 ⑥　用户手册：本手册详细描述学院网站的功能、性能和用户界面，使用户了解如何使 用该软件。　 5. 文档存储结构 由于本项目规模较小， 因此不采用专门的文档管理软件或项目管理信息系统。 但为了使 各种文档便于存放与查找，我们制定出在计算机磁盘空间中 的文件夹结构以有效存储文 档。 文件夹结构如图 4.3 所示。 <学院网站建设项目>　 　　｜－－1. 管理　 　　｜　　　　｜－－报告纪要 　　各阶段的报告、工作记录等文档，如项目立项报告和会议纪要等。　 　　｜　　　　｜－－制度规范 　　项目开发中涉及的管理制度，技术规范、文档管理规范等。　 　　｜－－2. 设计　 　　｜　　　　｜－－业务模型　　系统分析得到的业务模型文件及相关业务说明文档。　 　　｜　　　　｜－－系统模型　　系统分析得到的系统模型文件及相关附属设计文档。　 　　｜－－3. 程序　 　　｜　　　　｜－－编码　　项目开发中编制的程序原代码及编译后的程序。　 　　｜　　　　｜－－组件　　应用系统引用到的通用组件软件（程序） 。　 　　｜　　　　｜－－软件　　需要用到的第三方软件。　 　　｜－－4. 部署　 　　　　　　　｜－－测试　　测试报告、验收报告等。　 　　　　　　　｜－－手册　　技术说明书、用户手册等。　 图 4.3 网站建设项目文档管理的文件夹结构